نحوه تجهیز اتاق کنفرانس و جلسات ویدیویی

دسترسی سریع به محتوا  (برای مشاهده هر بخش بر روی آن کلیک کنید)

اولین و شاید مهمترین جنبه ای که باید در نظر بگیرید، آکوستیک سالن است. اتاق های جلسه برای ایجاد گفتگو و جلسات مهم ساخته شده اند، به همین دلیل بسیار مهم است که اطمینان حاصل شود که سالن آکوستیک باشد و صدا به داخل و خارج سالن نفوذ نکند.

نحوه آکوستیک کردن

✔️ کف: از کفپوش یا سایر مواد نرم که در جذب صدا خوب هستند استفاده کنید و صدای مبلمان را کاهش دهید.
✔️ سقف: برای کاهش انعکاس صدا در اتاق، پنل های آکوستیک مخصوص یا پنل های آویز را برای سقف انتخاب کنید.
✔️ دیوارها: نصب جذب کننده های صوتی روی دیوارها را در نظر بگیرید. در حالت ایده آل، حداقل دو دیوار مجاور باید دارای پنل هایی از جنس مواد جاذب صدا باشند.

از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

✖️ سطوحی که صدا را منعکس می کنند ممکن است کیفیت صدا را به خطر بیندازند، از مواد سخت مانند سنگ، شیشه، فلز و غیره استفاده نکنید. کفپوش یا پنل های چوبی و سرامیکی نیز تا حدودی صدا را منعکس می کنند.

فضای سالن جلسات، به خصوص مواردی که برای کنفرانس های ویدیویی ساخته شده‌اند، باید منابع نور و قرارگیری  نور‌ها را در نظر بگیرند.

بهترین شیوه اجرا

✔️ نصب راه‌های نفوذ نور به داخل سالن، برای کنترل نور داخل با مواردی مانند پرده یا کرکره.
✔️ استفاده از نورپردازی LED “سفید خنثی” (۴۰۰۰ تا ۵۰۰۰ کلوین)

از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

✖️ منابع نور قدرتمند و متمرکز (مانند نورافکن‌ها) نباید در پشت شرکت‌کنندگان در جلسه قرار بگیرد. این موضوع باعث می‌شود که دیدن شرکت‌کننده سخت‌تر شود، به خصوص در کنفرانس های ویدیویی برای افراد راه دور.

شاید به نظر عده ای، اتاق‌های بسیار رنگارنگ ممکن است از نظر طراحی عالی باشند، اما ممکن است باعث حواس پرتی و ایجاد اعوجاج در تماس‌های ویدیویی شوند.

بهترین شیوه اجرا

✔️ برای کمک به شرکت‌کنندگان برای تمرکز روی جلسه، از رنگ‌های خنثی مانند بژ و خاکستری استفاده کنید.
✔️ از عناصر روشن در طراحی با احتیاط استفاده کنید به خصوص در موارد خارج از میدان دید دوربین ویدیویی.

از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

✖️ هر گونه رنگ اولیه روشن (قرمز، آبی، سبز و زرد) اینها می توانند به طور منفی بر نحوه ظاهر شرکت کنندگان در اتاق در فید ویدیویی تأثیر بگذارند.
✖️ تزئینات یا الگوهای دیواری که از نظر بصری حواس را پرت کنند.

مبلمان نقش مهمی در تسهیل گفتگوها و اطمینان از تعامل شرکت کنندگان از راه دور با شرکت کنندگان در اتاق دارد. در اینجا چند شیوه درست و مواردی که باید هنگام انتخاب مبلمان برای اتاق جلسه خود از آنها اجتناب کنید، آورده شده است:

بهترین شیوه اجرا

✔️ میزها را به صورت نیم دایره بچینید، به طوری که پهن ترین قسمت آن نزدیک ترین قسمت به دوربین باشد. اطمینان حاصل کنید که همه افراد در اتاق قابل مشاهده باشند. برای اتاق های متوسط و بزرگ، میز مخروطی شکل مناسب تر است.
✔️ بر روی صندلی‌های سبک و قابل حمل سرمایه‌گذاری کنید که می‌توان آن‌ها را به راحتی برای انواع مختلف جلسات جابجا کرد. این موضوع به شما این امکان را می دهد که به راحتی چیدمان صندلی های مختلف مانند U شکل یا چیدمان به سبک اتاق هیئت مدیره ایجاد کنید.

از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

✖️ چیدن صندلی در خارج از میدان دید دوربین، مانع از دیدن همه افراد در اتاق توسط شرکت کنندگان از راه دور می شود.
✖️ قرار دادن جلوی میز نزدیک‌تر از 0.7 برابر عرض آن به دوربین. این امر برای شرکت کنندگان از راه دور دشوار خواهد بود که افرادی را که پشت میز نشسته اند ببینند.
✖️ با رعایت این شیوه های برتر، می توانید یک محیط اتاق جلسه ایجاد کنید که برای گفتگوهای سازنده و همکاری مناسب باشد.

در اینجا چند دستورالعمل کلی برای طراحی یک فضای موثر برای جلسات ویدیویی آورده شده است:

بهترین شیوه اجرا

✔️ سیم‌ها را زیر میزها قرار دهید یا از پنهان‌کننده‌های کابل مخصوص استفاده کنید.
✔️ با تجهیز اتاق به پرده، کرکره، شیشه مات یا یک صفحه نمایش اختصاصی حریم خصوصی، امکان برگزاری جلسات محرمانه را نیز فراهم کنید.

از چه چیزهایی باید اجتناب کرد

✖️ شلوغی بصری و عناصر پرت کننده حواس در اتاق جلسه.
✖️ مبلمان یا تزئینات غیر ضروری که می توانند به عنوان منبع حواس پرتی برای شرکت کنندگان در جلسه عمل کنند.

دوربین اتاق کنفرانس باید بتواند همه افراد حاضر در اتاق را به تصویر بکشد. در انتخاب دوربین مناسب چند نکته وجود دارد:

✔️ دوربین را در سطح چشم شرکت کنندگان و به سمت مرکز اتاق نگه دارید. اگر برایتان امکان پذیر است، آن را بالا یا زیر صفحه قرار دهید.
✔️ اگر میخواهید دوربین را بالاتر یا پایین‌تر از سطح چشم قرار دهید، دوربینی را انتخاب کنید که برای حرکت، کج شدن و زاویه دید قابل تنظیم باشد.
✔️ هنگام قرار دادن دوربین در زیر صفحه، مکان قرارگیری ایده آل 115–120 سانتی متر (45–47 اینچ) از کف تا لنز دوربین است. اطمینان حاصل می کند که شرکت کنندگان در مرکز قاب قرار گرفته اند و از ثبت فضای بیش از حد کف اجتناب می شود.
✔️ هنگام قرار دادن دوربین بالای صفحه، آن را کمتر از 180 سانتی متر (71 اینچ) از کف نگه دارید تا از خارج شدن نمای دید شرکت کنندگان جلوگیری شود.
✔️ دوربینی با میدان دید (FOV) مناسب انتخاب کنید که بتواند کل اتاق و شرکت کنندگان را بدون قطع کردن دید کسی به تصویر بکشد.

انتخاب صفحه نمایش مناسب و قرار دادن آن به درستی برای اطمینان از جلسات موثر از راه دور بسیار مهم است.

✔️ تعداد نمایشگرها: در صورت امکان، استفاده از دو صفحه نمایش جداگانه مفید خواهد بود، یکی برای محتوای مشترک و دیگری برای فید ویدیویی شرکت کنندگان از راه دور. برای اتاق‌های خصوصی و اتاق‌های جلسه کوچکتر، معمولاً یک نمایشگر کافی است.
✔️ اندازه نمایشگر: این موضوع تا حد زیادی به اندازه اتاق بستگی دارد. به طور معمول، دورترین شرکت کننده نشسته باید به راحتی بتواند جزئیات دقیق مانند متن را ببیند. فاصله دید توصیه شده بین یک تا چهار برابر طول مورب مانیتور است.
✔️ قرارگیری نمایشگر: مانیتور را در سطح چشم شرکت کنندگان نشسته نصب کنید. این معمولاً بین 116 تا 127 سانتی متر (46 تا 50 اینچ) از کف فاصله دارد، اما تا حد زیادی به قرارگیری دوربین بستگی دارد.
✔️ تنظیمات نمایشگر: برای تسهیل ارتباط سریع، نمایشگر را در کمترین حالت تأخیر قرار دهید (اگر حالت "بازی" یا "PC" روی مانیتور وجود دارد، آن را فعال کنید). وضوح صفحه نمایش، روشنایی، کنتراست و اشباع رنگ باید تنظیم شود تا ظاهر طبیعی ترین شرکت کنندگان از راه دور را ارائه دهد.

صدا احتمالاً مهم‌ترین و حیاتی‌ترین عامل در کنفرانس ویدیویی است. اگر کیفیت صدا ضعیف باشد، شرکت‌کنندگان تمرکز خود را از دست داده و خسته می‌شوند. مطمئن شوید که میکروفن‌های داخل اتاق قادر به دریافت صدا از هر شرکت کننده نشسته باشند.

✔️ برای به دست آوردن صدایی بدون نویز محیط، سیستم‌های میکروفون تشکیل پرتو با صدای فعال را انتخاب کنید.
✔️ در اتاق‌های جلسه‌ی بزرگتر، بهترین شیوه‌ها استفاده از سیستم‌های میکروفون و بلندگوی روی میز و اضافه کردن میکروفون‌های گسترش دهنده در صورت میزهای بسیار طولانی است.
✔️ اطمینان حاصل کنید که میکروفن‌ها را می‌توان در صورت نیاز به راحتی از اکثر نقاط داخل اتاق قطع کرد.

برخی از اتاق‌های کنفرانس مجهز  دارای یک هاب یا داک مخصوص هستند که به عنوان نقطه اتصال مرکزی برای دوربین ویدیویی، بلندگوی تلفن، مانیتور، لپ‌تاپ و غیره عمل می‌کند.

داک

داک (یا «داکینگ استیشن») یک ایستگاه کاری است که کاربران می‌توانند لپ‌تاپ خود را روی آن قرار دهند. داک‌ها معمولاً بزرگ‌تر از هاب‌ها هستند و به سایر لوازم جانبی متصل برق می‌دهند و تعداد بیشتری پورت یا مبدل کابل دارند.

هاب

هاب ساده‌تر است و عمدتاً برای افزایش تعداد پورت‌های USB در دسترس لپ‌تاپ متصل استفاده می‌شود. هاب‌ها می‌توانند از انواع پورت‌های USB پشتیبانی کنند که از نظر نسخه (USB 2.0 در مقابل USB 3.0) یا از نظر نوع اتصال (USB-A در مقابل USB-C) متفاوت هستند. برخی از هاب‌ها همچنین مجهز به پورت اترنت برای پشتیبانی از اتصال اینترنتی سیمی هستند.

مدیریت هوشمند کابل بخش ضروری یک اتاق جلسه سازمانی است. مدیریت کابل ها از درهم پیچیدن کابل‌ها و ایجاد مزاحمت و حواس پرتی کاربران جلوگیری می‌کند.

✔️ کابل‌ها را با استفاده از بست‌های کابل گروهی و مرتب نگه دارید.
✔️ سعی کنید کابل‌های HDMI/USB را با کابل‌های برق در یک بست کابل گروه بندی نکنید.
✔️ کابل‌هایی را که در امتداد دیوارها یا کف کشیده می‌شوند با استفاده از ریل‌های کابلی محافظت کنید و بپوشانید.